商務英語寫作：文體簡潔七大法寶

大學時我上了不少寫作課，但是最有用的還是商務寫作課。我和同學用了一學期的時間不斷地修改那些雜亂無章的信件，備忘錄和其他專業材料。下面是7條簡單的建議，讓大家學會清楚簡潔的寫作。

　　1.儘量少用介詞。

如果你不記得了，下面是一些簡單的例子。如果過度使用介詞，會降低寫作質量，造成冗餘。比如：“關於預算的會議在12月1日召開”就沒有“12月1日開預算會議”來的簡潔有力。動詞後面的介詞也需要特別留意。比如“come up with”(想出)或“find out”(找出)，你就可以分別用“generate”和“determine”代替。

　　2.避免使用“very”。

用“very”會顯得你懶惰，表明你的語句還需要修改以達到更加有力的程度。比如：“這個很高的男人跨步上前。”“很高”並沒有幫助讀者理解這個男人是否有6英尺高或者進7英尺高的門都需要低頭。再比如：“比房間裏所有人都高一個頭的男人跨步上前了。”第二句是不是比上一句更能給人一種畫面感?

　　3.注意不定式當中be動詞的形式，如am, are, is, was, were, being, 和been。

通常你應該寫主動句而不是被動句。“有三種方法可以提高你的高爾夫技術。”就沒有“這三種方法可以提高你的高爾夫技術”這句話來的緊湊。

　　4.不要以爲專業術語和大詞就能讓人印象深刻。

讀者不喜歡譁衆取寵，只需要清楚的信息。

　　5.少用感嘆號。

過分使用只會削弱感嘆號的感染力。並且千萬不要在一個句子後使用超過一個感嘆號。

埃爾莫·倫納德曾經寫道：“10萬字的文章中感嘆號的出現的次數應少於2-3次。”《衛報》編輯斯圖亞特·傑弗里斯指出：“也就是說，平均一本半書裏纔有一個感嘆號。”“在特里·普拉切特的《碟形世界》系列小說第九本中，其中一位主角艾瑞克堅持認爲‘過多使用感嘆號是心理不正常的表現。’”

　　6.郵件最好不要超過5句話。

42Floors創始人賈森·弗裏德曼建議：“我知道這很難。你有那麼多重要的東西要說。但是，讓收件人讀郵件比把所有的解釋都放在那兒更重要。3句話是最好的。你的目的是讓收件人能夠輕易地通過智能手機馬上回復。”

　　7.大聲地讀出來。

將寫的東西在發給別人之前，大聲朗讀。這樣可以排除打印錯誤，漏字或者其他你沒有發現的錯誤。