BEC商務英語初級考試寫作：商務書信
BEC初級考試中，總會涉及一些商務寫作內容，如果你不清楚這部分知識，那麼作文方面又如何得分呢?下面就來和大家說說商務書信的寫作方法，我們又要了解哪些知識，又應該注意哪些問題?不要着急，想知道的一起往下看看吧。
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。
標準的商業書信由以下三個部分組成： 1、信頭 2、信文 3、信尾
一、信 頭
在信和傳真中，信頭所佔頁面一般不超過三分之一。
發信人地址
一般來說，商業書信的首頁都使用印有公司擡頭的信箋，擡頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有擡頭，並採用固定的信頭格式。 傳真發信人的地址位於傳真紙頁首固定的信頭格式內。
發信日期
日期的書寫有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年] 日期不能縮寫，序數詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。
指定收信人姓名
在商業書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的首行已經寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。
稱 呼
商業信件和傳真常用以下方式開頭：
1、Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);
2、Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,Chief Accountant等，而且寫信人知道對方的性別);
3、Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);
4、Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人)。
稱呼中的個單詞和其他所有名詞的個字母均須大寫。
事 由
寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目瞭然。
二、信 文
全齊頭式(full-blocked)書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須儘量對齊，不能把單詞斷開。
在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。
三、信 尾
傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書信的信尾內容則相對較長。
結尾敬辭
一般來說，書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼爲“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼爲“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末簽名位於左邊空白處。在結尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的位置，然後再打上寫信的姓名、職銜及/或部門。
口述者/打字員姓名縮寫
下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。
口述員 打字員 姓名縮寫
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL
附 件
如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中註明。附件說明通常位於口述者/打字
員姓名縮寫之後。可以採用以下幾種方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(複寫本;副本)。有時，如果發信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“bcc”(“blind carbon copy”無信頭副本)代替“cc”，標註在不發給收信人的影印件的下方。
附 筆
商業信函或傳真中的“附筆”(縮寫爲“PS”)用於補充本人的說明。“附筆”位於左邊空白齊頭處，在“附近”或“抄送”等說明之下空一行。 頁碼說明
商業信函如果超過一頁，隨後的各頁可以在頁首加註說明收信人姓名、頁碼及日期。如：
Mrs. H Itakura
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14 June 200-
在商業信函中，頁碼有時位於距頁頂一英寸的左邊空白處，與信文之間空兩行。
信 封
信封顯然只適用於商業信件。信封上收信人地址的格式必須與內文的寫法一致，即齊頭式，單行間隔。收信人姓名位於收信人地址上方，中間空兩行。也可以在收信人地址的行中直接寫上收信人的姓名和職銜。
傳真格式
傳真的首頁一般都印有現成的信頭格式，只需填入寫信人和收信人的姓名、地址、傳真號碼、頁數和日期等內容即可。
寬式標點對嚴式標點
在商業信函中，寬式標點比嚴標點更爲常用。
使用嚴式標點意味着客戶地址的每一行結尾都要加逗號，每個縮寫詞(包括客戶姓名的首字母縮寫)後面都要加點號(如Mr., Co., Ltd., St., Rd.等，又如Mr. J. R. Liu)。
上述內容請大家認真學習，商務寫作的方式可能和我們平時的英語寫作不太一致，所以要明確它的寫作方法。各位參加BEC考試的朋友，大家需要去了解這些事情，如果你想更加系統的學習BEC知識，歡迎來滬江網交流諮詢。
