如何写商务信函
商业信函,简称商函,国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体,将客户所需发布的商务性信息广告,通过邮寄的方式,直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。小编为大家整理了如何写商务信函,希望对你有帮助哦!
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(一)结构
国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂,一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分:
1、信头(The Letter Head);
2、案号和日期(The Reference and Date);
3、封内地址(The Inside Address);
4、经办者行(The Attention Line);
5、称呼(The Salutation);
6、事由行(The Subject Line);
7、信的正文(The Body of Letter);
8、结束礼词(The Complimentary Close);
9、签名(The Signature);
10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);
11、附件(Enclosure);
12、抄送(Carbon Copy Notation);
13、附言(Postscript)
(二)格式
国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具,在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式,不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种:齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、 齐列式。除信笺上部已印好的信头外,2、 凡用打字机打出的部分均自
信笺的左线边缘向右打出,各行左缘起始处完全排齐,因而称为齐列式,采取这种格式既便于打字,又整齐美观,是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。用缩行式排列的信函,其主要特点是:日期排在信笺的右上方;封内地址,按昔日习惯,下一行要比上一行往右缩进2~3个字母,但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文,每段开头大约向后缩进3~5个字母,一般与称呼行Dear后称呼排齐。
3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点,大部分项目按齐列式
格式排列,但日期和结束礼词的排列同于缩行式,即日期可置于信笺右上方,结束礼词放在正文下的右边或居中,事由行多与左线边缘排齐,但也可居中。
(三)信封的写法
在寄往国外信函的信封上,书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置,都不同于国内信封的写法,其主要特点是|:1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角,商贸机构所用的信封,通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置,现在的流行写法,除缩略语外,已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角,现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式,也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址,写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号,最后写国名;5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人,可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递,请退交……”
(四)具体内容
建立贸易关系
建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础,要扩大贸易往来,就必须在巩固发展已有的业务的基础上,不断物色新的贸易对象,不断拓展业务关系。
建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中,后者由于传播速度快,扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法,都必须事先做好市场调研,市场调研一般着重这几个方面:1、该市场的商业习惯,海关条例,特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力,消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址,一般可以从这几个方面来获得:1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前,应该对其进行资信调查,调查的内容包括资金情况,经营能力、商业信誉等等。
建立贸易关系的函电,可以介绍本机构所经营的业务,寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易,也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸易关系的函电,必须热情诚恳,除注意礼貌外,不必过于谦虚,一定要给对方留下一个良好的印象。
1、询盘
询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品,向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用),等等。具体询盘是买方有做买卖的要求,指定商品要求卖方报盘。
询盘可以口头发出,也可采用书面形式,或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿,没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复,向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象,可同时向几个客户发出,选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。
询盘也可以由卖方了出,旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法,也是了解市场行情的一种手段。
一般来讲,写询价函的目的是为了解情况,而其读者又需马上了解信函的内容。因此,语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题,但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体,而且要彬彬有礼。询价函一般包括:1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。
2、报盘、递盘、还盘和接受
报盘(Offer)又称发盘。是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。通常是一方先向另一方提出某种交易条件(如:商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等),而另一方愿接受此条件,即交易合同成立。卖方的Offer称为Selling Offer,买方的Offer,称为Buying Offer。报盘有实盘(Firm Offer)和虚盘(Non-firm Offer)两种形式。实盘又称“不可撤销的发盘”,指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件,并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。虚盘是卖方所作的非承诺性表示。往往附有保留条件,它没有买方只要接受就可以成交的权限。
还盘(Counter Offer)又称还价。指交易一方收到对方报盘后,不同意或不完全同意报盘中的内容,但又有意达成交易,为进一步洽商,便向对方提出新的条件,修改条件或其他要求,均称为还盘。
递盘(Bid)又称递价,出价。在商品交易中,如卖方手中货少,行市又看涨,或对当前市场情况不清楚,再则是不知买方有无诚意购买,卖方常要求买方先递价,连续收到各地客户递价之后,以便集中对比,然后决定与谁成交,这样比较主动。
接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容,并同意据此订立合同的一种表示。接受一经发出,不能任意撤销。
3、订货
订货是买方向卖方提出的要求,要求卖方按定单所列的各项条件供货。定单的取得,大致有两种情形:1、经卖方报盘,或买方的还盘,最后由买方接受而成效,由买方制定定单发给卖方;2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品,直接定货(或称定购)。
定货可随时以书信的形式写成,亦可用事先印妥格式的定单。定单或定货书信一经卖方确认,一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。因此,它们的制定或撰号必须准确和清楚,以免引起不可更正的麻烦。
订货同询盘和报盘一样,可采用电话、电报或书信方式提出,以电话或电报方式提出者,通常均另以书面确认之。
另外,卖方接到买方的订单后应认收。认收时,最好重复一下订单的条件。有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。在这种情况下,可选用三种方法:1、送上代用品;2、还盘;3、拒绝接受。
采用送上代用品的方法要特别慎重,因客户可能对代用品不满意而拒收。如送代用品,事先未获得客户同意,其货物最好用试销方式,并负责往返运费。拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。此种信函必须非常仔细缮写,而且要为友谊和今后交易留有余地。最好采用还盘的方法或劝说买主接受。
/4、装运
装运(Shipment),装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。就外贸而言,装运大多数由远洋轮来承担,即不定期货船或是定期班轮。随着国际贸易的迅速发展,集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式,而且使海运的运费降低了一半。
装运时间,即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下,卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据,如提单日期在合同规定的装运期内,卖方就履行了合同的交货义务。但在FOB条件下,通常是由买方租船或派船或订舱位,如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务,买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。
不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的,合同一般规定货物装运完毕后,卖方必须立即向买方发出装船通知(Shipping Advice),其内容包括合同号(或订单)、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。对于按FOB和C&F成交的交易,买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险,并准备接货。如因卖方未及时发出装船通知,致使买方未能及时办理保险,而在此期间货物在运输途中遭到的损失,应由卖方负责。
在对外贸易中,货物装运后,卖方必须向买方提供装运单据,作为履行合同并提取货款的依据。装运单据的种类和份数,在每笔具体交易中由买卖双方商定。
装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办,说明装船方式,包装规定和唛头等,称为“装运须知”shipping instructions.
如果从一港至另一港无直达船,那就需要转船。为了避免今后可能发生争议,卖方应先征得买方同意。因此,在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。
装运涉及面很广,包括报关、预定舱位、租船等等。通常书写有关装运的信函有几种目的:催促早日装运;修改装船条款;寄发装船通知;寄送装船单据等等,趁通知买方货已装船的机会,卖方还可表达进一步发展业务的愿望。
发出装运通知,可以采用定型函稿或普通函件,但在FOB和C&F价格条件下,一般须以电报通知买方,以便买方办理保险和准备派船接受。
交出装运通知,意味着合同的具体实现,虽然还不是交易的终结,但对买卖双方都有重要意义。因此,除通知船已出运,以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外,还可以利用这个机会,在通知出运的同时,向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望,也可以对买方的合作表示感谢,还可以进一步开展推销活动等等。
5、支付
当今世界的贸易活动中,国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。卖方获得一定的债权,买方负有一定的债务。这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。为实现债权债务的清偿,卖方收入货币,买方支付货币,这些收付均通过一定的支付方式来实现。现在用得较多的国际贸易支付方式有三种:即汇付、托收和信用证。
(一)汇付(Remittance)
汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖方)的支会方式。参与汇款业务的有四个当事人,他们是:付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行,即受汇出行委托,解付汇款的银行。如由付款方主动向收款人汇付,称为顺汇法;如由收款方开出以付款人为抬头的汇票,主动向付款方索取,叫做逆汇法,又称出票法。汇款时买方(付款人)可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。
(二)托收(Collection)
托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。即出口商(卖方)开出以进口商(买方)为抬头的汇票,委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的分行或代理行(代收行),代为向买方收款。托收业务中涉及的当事人有:委托人(出口商或收款人)、托收行,代收行和付款人(进口商)。委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系,托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。托收是建立在商业信用上,风险较大。托收分为光票托收和跟单托收。
(三)信用证(Letter of Credit, 简写 L/C)
买卖双方进行贸易结算时,除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系,否则,卖方不愿接受付款交单或承兑交单。因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单,这时卖方虽然仍是货主,但他可能收不到货款,在承兑交单项下,买方已拿到单据,最后因某种原因无力支付,卖方就会受到严重的损失,所以,进行国际贸易交会时,更多地采用信用证的方式。
信用证是以银行信用为基础,付款由银行担保。它是由进口地银行应进口商(买方)的请求,开给出口商(卖方)一种保证支付货款的书面凭证。在这种凭证中开列了买方购货所规定的条件,如货物的品种、规格、数量、发货凭证等,只要卖方按所列条件会货,就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。